U bevindt zich hier: Bestuur & Organisatie Gemeentearchief Actueel Nieuwsarchief Nieuwsarchief 2018 Schiedams E-depot

Schiedamse digitale documenten veilig in nieuw e-depot gemeentearchief

Gepubliceerd op 6-7-2018

6 juli 2018 | 579 keer gelezen

Het ondertekenen van de overeenkomst door Paul Schindeler en Catelijne de Groot Het ondertekenen van de overeenkomst door Paul Schindeler en Catelijne de Groot

Na Amsterdam en Rotterdam krijgt het Gemeentearchief Schiedam nu ook een elektronisch depot (of ‘e-depot’). Wethouder Catelijne de Groot, gemeentearchivaris Laurens Priester en Paul Schindeler van Data Matters tekenden op vrijdagmiddag 6 juli hiervoor de overeenkomsten in de vergaderzaal van het gemeentearchief. Via een Europese aanbesteding is tenminste voor zes jaar een samenwerking met Data Matters uit Amstelveen aangegaan.

Een e-depot is de digitale variant van de bekende archiefbewaarplaats: een veilige omgeving waar blijvend te bewaren digitale informatie duurzaam kan worden bewaard, beheerd en geraadpleegd. De informatie die in het e-depot komt, zal in de ‘cloud’ staan op twee locaties in KPN-datacenters. Deze datacenters zijn ISO-27001 gecertificeerd, wat inhoudt dat deze voldoen aan internationale standaarden voor informatieveiligheid. “Door een e-depot te gaan gebruiken, zetten we optimaal op duurzaamheid in”, aldus wethouder De Groot, “bovendien worden de al gedigitaliseerde stukken op twee plekken bewaard: in Schiedam én op de servers van het e-depot.”

Word Perfect
Zoals iedereen die ooit veel geld neerlegde voor een computer die een jaar later al verouderd is, kan beamen, digitale ontwikkelingen gaan razendsnel. Documenten die vijftien jaar geleden zijn opgemaakt in Word Perfect kunnen we nu vaak niet meer inzien. Veel software van tien jaar oud werkt niet meer op de huidige systemen. En bovendien groeit de hoeveelheid aan informatie zo snel dat het steeds lastiger wordt om specifieke documenten terug te vinden. De uitdrukking ‘papier is geduldig’ gaat niet op voor veel ‘digitaal geboren’ documenten.

Digitaal geboren stukken
Archiefdiensten moeten inspelen op deze ontwikkelingen. Ook binnen de gemeente Schiedam wordt het aandeel van digitale informatie steeds groter. Het aanvragen van vergunningen of het bekijken van een raadsvergadering kan al digitaal. Alle digitale informatie wordt binnen en buiten de gemeente op computerschijven opgeslagen of op servers bewaard, maar het is een andere zaak om de informatie voor “eeuwig” te bewaren op een manier waarop deze ook beschikbaar en doorzoekbaar blijft. De gemeente Schiedam gaat hiermee in samenwerking met Data Matters aan de slag. Het eerste te realiseren doel behelst om de raadsinformatie, inclusief de “videotulen”, zo snel mogelijk na afloop van een raadsvergadering via het e-depot ter beschikking te stellen.

Wolkje
Ondanks dat de term ‘in de cloud’ wat vaag overkomt, is een e-depot een tastbaar iets. Volgens oprichter van Data Matters Paul Schindeler is het een zaak van solide oplossingen vinden om data goed op te slaan, voor een langere tijd, op een manier dat de data ook vindbaar blijft. Dit gaat aan de hand van een traditionele infrastructuur, met apparatuur en programmatuur. Het bedrijf maakt gebruik van de kennis van KPN-datacentrumspecialisten.

aa

Paul Schindeler (L) van Data Matters en gemeentearchivaris Laurens Priester

e-depot 

Bekijk via deze link, of de link achter de afbeelding een 'stopmotion' filmpje over het e-depot

 

X
  1. Voor een correcte verwerking verzoeken wij je minimaal de velden voorzien van een * in te vullen.

Cookie Policy

Deze site gebruikt cookies om ervoor te zorgen dat we u de best mogelijke ervaring geven.
Strict noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn nodig om over de site te navigeren, of om te voorzien in door u aangevraagde faciliteiten.
Cookies van derden
Cookies gebruikt voor functionaliteiten van derden
Functionaliteitscookies
These cookies enhance the functionality of website by storing your preferences.
Prestatiecookies
These cookies help to improve the performance of the website, providing a better user experience.
Online surfgedrag gebaseerde reclame cookies
These cookies are used to tailor the advertising to each user.
Meer weten...