Regels tijdens evenementen

Regels tijdens evenementen

841 keer gelezen

Wie een evenement organiseert, moet zich ook na het verkrijgen van een evenementvergunning -tijdens de festiviteit en de op- en afbouwperiode- houden aan een aantal regels en voorschriften.

Verantwoordelijkheid organisator

In beginsel geldt, dat een organisator verantwoordelijk is voor alles dat bij of door het organiseren en houden van het evenement plaatsvindt. Onder deze verantwoordelijkheid vallen onder meer de zorg voor de openbare orde bij het evenement, de veiligheid van deelnemers en bezoekers van het evenement en de zorgvuldige omgang met de evenementlocatie. In dat kader worden in preventieve zin ook een aantal specifieke voorschriften gesteld, zoals de inrichting van het terrein en brandveiligheidseisen.

Aanwijzingen opvolgen

Een belangrijke algemene voorwaarde is dat de organisator van een evenement verplicht is alle aanwijzingen van functionarissen van politie, brandweer en GGD, toezichthouders van de gemeente Schiedam, volledig en onverwijld op te volgen. Hetzelfde geldt voor aanwijzingen van functionarissen die de taken behartigen van de grondeigenaar (gemeente Schiedam), dit in het kader van de bescherming van de eigendommen van de gemeente.

Aanspreekpunt

Om handhaving bij evenementen te vergemakkelijken dienen kopieën van alle evenementvergunningen en ontheffingen bij het evenement beschikbaar te zijn en dient de organisatie voor een aanspreekpunt te zorgen.

Aanwezigheid en bereikbaarheid organisatie

Daarnaast worden eisen gesteld aan de aanwezigheid en (telefonische) bereikbaarheid van mensen van de organisatie tijdens het evenement. In het kader van handhaving en crisisbeheersing, maar ook voor opmerkingen of klachten van omwonenden of bedrijven in de buurt van de evenementlocatie is het van groot belang dat een organisator te allen tijde bereikbaar is tijdens een evenement en de op- en afbouw daarvan en dat één of meerdere personen namens de organisatie ter plekke aanwezig zijn.

Weervoorspelling

Een bijzonder voorschrift betreft de weersomstandigheden. Een organisator dient het weerbeeld en de weersvoorspellingen in acht te nemen met het oog op de veiligheid van deelnemers en bezoekers van het evenement.

Omwonenden op tijd informeren

Het is gebleken dat de acceptatie van een evenement door omwonenden van de evenementlocatie groter wordt naarmate zij (beter) geïnformeerd worden over het evenement. Organisatoren zijn daarom verplicht omwonenden en eventuele nabijgelegen bedrijven voldoende en tijdig te informeren over een evenement. Welke informatie moet in ieder geval voorhanden zijn?

• Uitleg van de evenementactiviteiten
• Uiterlijke tijden van een evenement
• De muziek/geluidsbelasting
• Consequenties voor het verkeer
• Een contactnummer waarop de organisatie bereikbaar is tijdens het evenement en de op- en afbouwperiode
• Voor kleinere evenementen zal meestal kunnen worden volstaan met een brief aan omwonenden.
• Afhankelijk van de mogelijke impact en grootte van een evenement kan echter ook de participatie in het evenementenoverleg van (vertegenwoordigers van) bewoners worden verlangd.
• Deelname van bewonersverenigingen aan (minstens één) evenementenoverleg bij de terugkerende grootschalige evenementen een standaardonderdeel van de procedure.

Verzekeringspolis

Tot slot dient een organisator in het bezit te zijn van een verzekeringspolis waaruit blijkt dat alle mogelijke materiële en personele schade voortvloeiende uit het gebruik van de evenementvergunning of door het houden van het evenement adequaat gedekt is.