Grootschalige evenementen

Grootschalige evenementen

678 keer gelezen

Grootschalige evenementen zijn van dusdanige belastende en/of risicovolle aard, dat uitgebreide voorbereiding noodzakelijk is. Dat gebeurt onder andere in de vorm van vooraf vastgestelde inzet van politie, vooroverleg én operationeel overleg tussen organisator, gemeente en ondersteunende diensten. Daarnaast is een uitgebreide evenementaanvraag nodig, voorzien van een evenementplan inclusief draaiboek en plattegronden.

Minstens acht weken tijd nodig

Op grond van het derde lid van artikel 2.2.4 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is de organisator van een grootschalig evenement verplicht in een zo vroeg mogelijk stadium, maar ten minste acht weken voor de datum waarop het grootschalige evenement zal plaatsvinden, een complete aanvraag om een vergunning, voorzien van alle vereiste bijlagen, bij de burgemeester in te dienen.

• Bekijk de Indieningsvereisten Aanvragen Evenementen (PDF)

Gemeente tijdig betrekken

Artikel 2.2.4 heeft volgens de toelichting in de APV als hoofddoel de burgemeester en de betrokken diensten vroegtijdig in staat te stellen de mogelijkheid aan een bepaald evenement verbonden openbare orde- en veiligheidsrisico’s te onderkennen, om op grond daarvan de omvang van de door de organisator zelf te treffen maatregelen, dan wel de noodzakelijke (aanvullende) capaciteit te bepalen.

Risicoanalyse

Voor organisatoren is het van belang om geruime tijd voor een evenement plaatsvindt een risicoanalyse uit te voeren om te beoordelen of kan worden volstaan met een reguliere vergunningaanvraag of dat er sprake is van een grootschalig evenement. In de risicoanalyse moeten en in ieder geval de volgende punten worden bekeken en ingeschat:

Schaalgrootte evenement

• Aantal bezoekers
• Duur evenement, aantal dagen
• Grootte terrein
• Op te richten (tijdelijke) bouwwerken
• Parkeerdruk

Aard evenement

• Binnen- of buitenevenement
• Doelgroep
• Soort activiteiten
• Tijdstip van activiteiten (al dan niet in de avonduren)
• Schenken alcohol
• Omgevingsrisico’s (overlastgevoeligheid van een locatie)

Veiligheid op orde?

Indien en voor zover de organisatie niet bereid of in staat is om zélf genoegzaam in het treffen van noodzakelijke orde- en veiligheidsmaatregelen te voorzien en tevens onvoldoende politiecapaciteit beschikbaar is geeft het artikel de mogelijkheid het evenement geheel, dan wel op een bepaalde plaats en/of tijd te verbieden.

Terugkerende evenementen

De meeste grootschalige Schiedamse evenementen keren jaarlijks op een vaste tijd terug. Voorbeelden van dergelijke evenementen zijn:

• Brandersfeesten (3 dagen in september)
• Maasboulevardfeest (3 dagen in juli)
• Winterhart (3 weken in januari en december)

Aanvraagprocedure

De structuur van de vergunningprocedure ten behoeve van de (jaarlijks) terugkerende grootschalige evenementen is als volgt:

• De organisatoren dienen jaarlijks vóór 1 januari van een nieuw jaar aan te geven op welke data hun evenement zal plaatsvinden.
• Ten minste 12 weken voor aanvang van het evenement vindt een eerste verkennend overleg plaats met diensten en organisatie. Actie hiertoe wordt ondernomen vanuit de gemeente (team horeca en evenementen), die uitnodigingen voor een eerste vooroverleg rondstuurt.
• Het eerste overleg vindt plaats op basis van hetzij een (concept-) evenementplan van de organisatie, hetzij het evenementplan, draaiboek, de aanvraag en de evaluatie van het voorgaande jaar. In dit eerste overleg vindt informatie-uitwisseling plaats tussen organisatie, diensten en gemeente en worden de bevindingen en aanbevelingen uit de evaluatie en de veranderingen ten opzichte van het voorgaande jaar doorgenomen en besproken. De algemene voorschriften uit deze beleidslijn worden, voor zover nog niet in het bezit van de organisatie, bij dit overleg overhandigd en zonodig doorgenomen.
• Uiterlijk 8 weken voor aanvang, dus 4 weken na het eerste overleg, dient de aanvraag te zijn ingediend, inclusief evenementplan/draaiboek, (globaal) programma, plattegrond en overige benodigde documenten (zie paragraaf ‘Indieningsvereisten’ van de Operationele Richtlijnen Evenementen).
• Direct na indiening wordt de aanvraag gepubliceerd op de eerstvolgende Gemeentepagina in huis-aan-huis-blad Het Nieuwe Stadsblad en op de gemeentelijke website, waarna de aanvraag met bijbehorende stukken twee weken ter inzage wordt gelegd in de Stadswinkel. Bovendien wordt de aanvraag om advisering voorgelegd aan de relevante diensten.
• Na indiening van de aanvraag (tijdens de inzagetermijn) vindt ook zo snel mogelijk een tweede evenementoverleg plaats met organisatie, diensten én (vertegenwoordigers van) omwonenden/bewoners van de evenementlocatie.
• Na dit tweede overleg kan de organisatie wenselijke wijzigingen uitwerken en kunnen de adviserende diensten hun adviezen opstellen. Adviezen worden geacht twee weken ná het tweede evenementenoverleg binnen te zijn bij de gemeente. Als binnen die tijd geen advies is ontvangen wordt er vanuit gegaan dat er geen bezwaar tegen het evenement bestaat vanuit de betreffende instantie en dat geen nadere ordeningsvereisten behoeven te worden opgelegd.
• Mochten er zienswijzen worden geuit, dan resteert er na de inzagetermijn in ieder geval nog een ruime maand om eventuele laatste aanpassingen door te voeren.

Vergunning klaar?

De gemeente streeft er naar de vergunning uiterlijk twee weken voor aanvang van het evenement te verlenen (ook met het oog op mogelijk bezwaar). In de vergunning wordt een belangrijk deel ingenomen door de op schrift gestelde gemaakte afspraken tussen organisatie, gemeente en diensten. De afspraken en de verplichtingen die daaruit voortvloeien voor de organisatie hebben de status van vergunningvoorschriften. Voor wat betreft overige vergunningvoorschriften worden in de vergunning (nog) slechts evenementspecifieke voorschriften opgenomen in de vergunning, en een verwijzing naar de standaardvoorschriften uit deze richtlijn.