Handvest

Handvest

490 keer gelezen

Als consument van de diensten van het Gemeentearchief Schiedam heeft u recht op een uitstekende dienstverlening. Om u in staat te stellen de kwaliteit van onze dienstverlening te beoordelen, heeft de gemeenteraad van Schiedam de hieronder volgende normen vastgesteld. Dit betekent dat u de medewerkers van het Gemeentearchief kunt aanspreken in het geval de dienstverlening niet voldoet aan de geldende normen.

• Ruimtelijke voorzieningen
• Openstelling en registratie
• Telefonische bereikbaarheid
• Service
• Raadplegen van stukken
• Reproducties
• Schriftelijke informatie en internet
• Communicatie en evaluatie
• Klachtenprocedure

Ruimtelijke voorzieningen

1. Op een bord bij de ingang van het gebouw waarin het Gemeentearchief gevestigd is, zijn de openingstijden en adresgegevens duidelijk aangegeven.
2. In het gebouw waarin het Gemeentearchief is gehuisvest, is duidelijke bewegwijzering naar de ruimten van het Gemeentearchief aanwezig.
3. Er is een koffie- en theevoorziening en de mogelijkheid bestaat uw lunch te gebruiken in het gebouw waarin het Gemeentearchief gevestigd is.
4. De temperatuur en luchtvochtigheid in de studiezaal zijn aangenaam, en er is voldoende ventilatie
5. De werkplekken voor het raadplegen van originelen zijn voldoende verlicht.
6. De leesapparaten voor microfiches ondervinden geen hinderlijke schittering door lichtbronnen elders in de studiezaal en het lezen ondervindt geen hinder door lichtinval van buiten.

Openstelling en registratie

1. Het Gemeentearchief is 32 uur per week geopend.
2. Het Gemeentearchief beschikt over een bezoekersreglement dat bij het eerste bezoek wordt uitgereikt.
3. In het reglement is onder andere de registratie van bezoekers vastgelegd, in het bijzonder de wijze waarop in de bescherming van persoonsgegevens is voorzien. Indien gewenst geeft een archiefmedewerker uitleg over de bezoekersregistratie.

Telefonische bereikbaarheid

1. Het Gemeentearchief is vanaf 8.30 telefonisch bereikbaar.
2. Buiten kantooruren vindt een geautomatiseerde verstrekking van basisinformatie plaats.
3. U ontvangt de juiste richtinggevende informatie en/of wordt correct doorverbonden.
4. Bij afwezigheid van degene die u wilt spreken, zorgen wij ervoor dat u zo spoedig mogelijk teruggebeld wordt of wij geven een boodschap voor u door.
5. Indien u specifieke informatie wenst, verbinden wij u door met de juiste persoon.
6. Als wij u niet direct antwoord kunnen geven, bellen wij u dezelfde dag terug.

Service

1. De medewerkers van het Gemeentearchief zijn herkenbaar door naambordjes.
2. Bij uw eerste bezoek ontvangt u relevante informatie over de gang van zaken in het Gemeentearchief.
3. Voor hulp bij uw onderzoek staat de studiezaalmedewerker te allen tijde tot uw beschikking.
4. De studiezaalmedewerker geeft informatie over de beschikbaarheid en openbaarheid van archieven en verzamelingen.
5. De studiezaalmedewerker attendeert op archieven en publicaties die van belang kunnen zijn en verwijst indien nodig naar andere (archief)instellingen.

Raadplegen van stukken

1. Bij het beschikbaar stellen van archiefmateriaal respecteert het Gemeentearchief de privacy en de openbaarheid.
2. De door het Gemeentearchief beheerde archieven en collecties zijn opgenomen in een archievenoverzicht  740 kB (opent in nieuw venster) . Hierin is ook informatie over de toegangen te vinden.
3. Archiefstukken die niet gereproduceerd zijn op microfiche, kunt u in origineel raadplegen, tenzij openbaarheidbeperkingen of een slechte materiële staat zich hiertegen verzetten.
4. De wachttijd voor de inzage van aangevraagde stukken bedraagt maximaal vijftien minuten.
5. Voor de raadpleging van originelen stelt het Gemeentearchief schone handschoenen beschikbaar.
6. In de studiezaal zijn lezenaars voor het raadplegen van originele bescheiden aanwezig.

Reproducties

1. In het bezoekersreglement is opgenomen welke stukken niet voor reproductie in aanmerking komen.
2. Fotokopieën van het formaat A4 en A3 zijn - tot een maximum van twintig - dezelfde dag gereed, mits minimaal 45 minuten voor sluitingstijd aangevraagd.
3. De levertijd voor  fotokopieën groter dan A3, afdrukken op fotopapier tot A4 van foto's uit de digitale beeldbank en digitale fotobestellingen uit de beeldbank is maximaal één week.
4. Als het niet mogelijk is reproducties te laten vervaardigen, bestaat de mogelijkheid de stukken zelf te fotograferen.

Schriftelijke informatie en internet

1. De beantwoording van een aan het Gemeentearchief gerichte e-mail gebeurt  - als het basisinformatie betreft - binnen één werkdag.
2. De afhandeling van aan het Gemeentearchief gerichte schriftelijke verzoeken, inclusief e-mail, gebeurt binnen twee weken. Hierbij wordt de aanvrager gewezen op de kosten verbonden aan de afhandeling van het verzoek.
3. De webstek van het Gemeentearchief -  met tenminste informatie over openingstijden, bereikbaarheid en overzicht van producten, diensten en wijze van levering - wordt iedere twee weken geactualiseerd.
4. De startpagina geeft een duidelijk overzicht van de items waar in gezocht kan worden.
5. De webstek is zo ingericht dat informatie snel en eenvoudig gevonden kan worden en geeft duidelijk aan in welk onderdeel de bezoeker zich bevindt.
6. De teksten op de webstek zijn voor iedere gebruiker begrijpelijk en goed leesbaar.
7. In de studiezaal zijn voldoende internetaansluitingen beschikbaar.

Communicatie en evaluatie                     

1. Het archief houdt rekening met de wensen van bezoekers en beoordeelt de kwaliteit van de dienstverlening door middel van een meerjaarlijks landelijk gebruikersonderzoek. Op grond van de resultaten worden waar mogelijk verbeteringen doorgevoerd.
2. Op basis van ontwikkelingen in de basisnormering wordt het handvest wanneer nodig bijgesteld.

Klachtenprocedure

U kunt zich met uw wensen of klachten wenden tot een medewerker van het Gemeentearchief. Deze kan vaak direct voor een oplossing zorgen of u anderszins een bevredigend antwoord geven. Heeft u het gevoel dat er ter plekke toch niet voldoende aan een oplossing gedaan wordt of gedaan kan worden, dan kunt u een klacht indienen bij het college van burgemeester en wethouders. U kunt uw klacht indienen door een brief te schrijven aan:

Het college van burgemeester en wethouders
Postbus 1501
3100 EA Schiedam

Vermeldt duidelijk op uw brief dat het om een klacht gaat en welke afdeling, ambtenaar of bestuurder de klacht betreft. U kunt ook gebruik maken van het online klachtenformulier.

Wanneer u niet tevreden bent over de afhandeling van de klacht door het college van burgemeester en wethouder, dan kunt u uw klacht binnen een jaar na de datum van deze brief voorleggen bij de Nationale Ombudsman. Deze onafhankelijke instantie onderzoekt dan de behandeling van uw klacht. Het adres luidt:

Nationale Ombudsman
Postbus 93122
2509 AC DEN HAAG