Bezoekersreglement

Bezoekersreglement

488 keer gelezen

Het bezoekersreglement heeft tot doel het in optimale conditie houden van de archieven en collecties, mede met het oog op het gebruik door toekomstige generaties. De bepalingen in dit reglement zijn er tevens op gericht iedereen de gelegenheid te bieden ongestoord onderzoek te doen.

1. Algemene voorschriften
2. Raadplegen van bescheiden
3. Fotokopieën en andere reproducties
4. Klachten en geschillen
5. Slotbepaling

1. Algemene voorschriften

1.1  Het Gemeentearchief is open op dinsdag t/m vrijdag van 9.00-17.00 uur.

1.2  In bijzondere gevallen kan de gemeentearchivaris besluiten tot sluiting of beperking van de openingstijden.

1.3  Alvorens toegang te krijgen tot de studiezaal van het Gemeentearchief bent u verplicht zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. Na invoer van uw gegevens verzoeken wij u te controleren of deze door ons juist zijn ingevoerd en te tekenen voor akkoord. De registratie van uw persoonlijke gegevens valt onder de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en wordt niet aan derden ter inzage gegeven. De bij registratie door u verstrekte gegevens worden slechts gebruikt voor statistische doeleinden en voor toezending van informatie door het Gemeentearchief.

1.4  Bij ieder bezoek dient u zich opnieuw te melden bij de receptiebalie van het Gemeentearchief.

1.5  Bezoekers hebben uitsluitend toegang tot de openbare ruimten van het Gemeentearchief.

1.6  Huisdieren hebben geen toegang tot het Gemeentearchief.

1.7  In het Gemeentearchief geldt een rookverbod.

1.8  Jassen, tassen, koffers en dergelijke mogen niet in de studiezaal meegenomen worden. Deze dienen achtergelaten te worden in de garderobe en/of de afsluitbare kluisjes in de hal. Het Gemeentearchief is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van meegebrachte eigendommen.

1.9  Het meenemen of gebruiken van etenswaar en drank is niet toegestaan in de studiezaal. Voor het nuttigen van eten en drinken is ruimte gereserveerd bij de receptie. Bezoekers kunnen ook gebruik maken van de faciliteiten van het bedrijfsrestaurant.

 
Handig voor vaste en regelmatige bezoekers; de koffiekaart. Vijf koppen koffie voor de prijs van vier! 

1.10  De studiezaal is een stiltegebied. Bezoekers dienen zacht met elkaar te praten en zich anderszins zodanig te gedragen dat anderen niet worden gestoord in hun onderzoek.

1.11  Mobiele telefoons dienen in de studiezaal uitgezet te worden ter wille van uw medebezoekers.

1.12  Bij brand of andere calamiteiten, alsmede bij ontruimingsoefeningen zijn bezoekers verplicht gehoor te geven aan aanwijzingen of instructies van de archiefmedewerkers.

1.13  In geval van constatering van diefstal zal de politie gewaarschuwd worden.

2. Raadplegen van bescheiden

2.1  De raadpleging van de bescheiden is kosteloos.

2.2  Al het materiaal dat in de studiezaal aanwezig is kan door de bezoeker worden geraadpleegd. Bij raadpleging van boeken of microfiches, dient een daarvoor bestemde steekkaart op de plaats van het boek of microfiche gezet te worden.

2.3  Indien de bezoeker de kaartenbakken met indexen op tafel wil raadplegen dient hij ter bescherming van de tafels een bureaulegger te gebruiken. Het is niet toegestaan de indexkaartjes uit de kaartenbakken te halen.

2.4  Archiefstukken dienen te worden aangevraagd via de pc's in de studiezaal. Om veiligheidsredenen kunnen per keer maximaal vijf stukken worden aangevraagd.

2.5  Voor het aanvragen van boeken die niet in de studiezaal staan dient men een aanvraagbriefje in te vullen. Deze bevinden zich in de bakjes op tafel.

2.6  Bescheiden kunnen tot een half uur voor sluitingstijd worden aangevraagd.

2.7  De bezoeker is persoonlijk aansprakelijk voor het aan hem ter beschikking gestelde materiaal en dient de uiterste zorgvuldigheid te betrachten ten aanzien van de te raadplegen bescheiden:

• originelen worden uitsluitend op de daartoe bestemde tafels geraadpleegd;
• de volgorde van de archiefstukken die door de bezoeker geraadpleegd worden, mag niet veranderd worden;
• voor het maken van aantekeningen mag alleen een potlood of computer gebruikt worden, waarbij het materiaal niet als onderlegger gebruikt wordt;
• het bevochtigen van de vinger bij omslaan is niet toegestaan;
• het is niet toegestaan in de te raadplegen bescheiden aantekeningen te maken, tekens te plaatsen, vouwen te leggen of op andere wijze beschadigingen aan te brengen.

2.8  Bezoekers dienen bij raadpleging van originele archiefstukken handschoenen te dragen. Handschoenen zijn in de studiezaal aanwezig.

2.9  Geraadpleegde stukken kunnen tot maximaal twee weken gereserveerd worden door het invullen van een reserveringsbriefje.

2.10  De gemeentearchivaris stelt de in het Gemeentearchief berustende archiefbescheiden aan de verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar tenzij:

• de Archiefwet 1995 beperkingen aan de openbaarheid stelt (overheidsarchief), of anderszins beperkende bepalingen zijn gesteld (particulier archief);
• de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of de bescheiden aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd;
• er duplicaten of reproducties van de archiefbescheiden aanwezig zijn, omdat de aard of de mate van raadpleging of gebruik van de originelen een ernstige bedreiging vormt voor de toestand.

2.11  Een verzoek tot opheffing van de raadpleegbeperking dient schriftelijke ingediend te worden. Toe- of afwijzingen van het verzoek vindt schriftelijke plaats.

2.12  Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens mag u persoonsgegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Bij publicatie dient de openbaarmaking van de gegevens over nog levende personen zodanig te geschieden dat de belangen van deze personen niet onevenredig worden geschaad.

3. Fotokopieën en andere reproducties

3.1  Het vervaardigen van fotokopieën van originele archiefbescheiden of bibliotheekboeken en afdrukken van beeldmateriaal dat digitaal op de studiezaal aanwezig is, geschiedt door het Gemeentearchief voor rekening van de aanvrager tegen een door de gemeenteraad jaarlijks vastgesteld tarief.

3.2  Als reproductie, met het oog op de materiële staat van de stukken, niet verantwoord is, kan de studiezaalmedewerker een verzoek om fotokopieën afwijzen.

3.3  Van de volgende bescheiden is het niet toegestaan fotokopieën te laten vervaardigen:

• foto's;
• prenten en ingekleurde kaarten;
• gezegelde oorkonden;
• banden en delen houdende originelen;
• materiaal groter dan formaat A3;
• banden in druk uitgegeven dikker dan 5 centimeter.

Bezoekers kunnen bovengenoemde bescheiden zelf fotograferen na toestemming van de gemeentearchivaris of een door hem aangewezen ambtenaar. Hierbij mag geen gebruik gemaakt worden van extra lichtbronnen. Bouwtekeningen groter dan A3 besteedt het Gemeentearchief ter reproductie uit.

3.4  Het gebruik van handscanners is niet toegestaan, omdat dit de goede staat van de stukken in gevaar brengt.

3.5  Archiefstukken die niet openbaar zijn, maar waarvoor onder bepaalde voorwaarden wel toestemming tot raadpleging is gegeven, mogen niet gereproduceerd worden.

3.6  Fotokopieën van het formaat A4 en A3 zijn - tot een maximum van 20 - dezelfde dag gereed, mits minimaal 45 minuten voor sluitingstijd aangevraagd.

4. Klachten en geschillen

4.1  De Gemeente Schiedam beschikt over een interne klachtenregeling. De procedure hoe te handelen in geval van een klacht is opvraagbaar bij de receptiebalie van het Gemeentearchief

5. Slotbepaling

5.1  Bezoekers die weigeren zich te gedragen naar de in dit reglement gestelde voorschriften, kan onmiddellijk een verder verblijf in het archief worden ontzegd.

Aldus vastgesteld door

Drs. L.R. Priester,  Gemeentearchivaris

op 3 januari 2011