Woorden van werken uitgesproken door Jef Jansen

Woorden van werken uitgesproken door Jef Jansen

_{Het personeel van het Gemeentearchief Schiedam op 20 april 1951. V.l.n.r vooraan.: J. van Donkelaar; L.A. Abma; Ben Kedde. Daarachter Aart C. de Voogd van der Straaten en drs. A. van der Poest Clement, archivaris.}

455 keer gelezen

"Juist toen ik deze laatste woorden had uitgesproken, hoorde ik - alsof er inderdaad op dat ogenblik een zwaar koperen schild op een zilveren vloer werd neergestort - uit de verte een hol, weergalmend geluid van metaal - maar gedempt, alsof het uit de verte kwam. Geheel overstuur sprong ik op; maar Usher bleef onverstoorbaar in zijn stoel zitten wiegelen. Ik liep snel naar hem toe. Hij staarde strak voor zich uit en zijn gelaat leek versteend. Maar toen ik mijn hand op zijn schouder legde, ging er een huivering door zijn lichaam; een zwakke, ziekelijke glimlach trilde om zijn lippen en ik zag aan zijn mond, dat hij zachtjes en vlug onverstoorbare woorden prevelde. Ik boog mij over hem heen en hoorde iets van de ontzettende dingen die hij fluisterde. `Of ik het niet hoor?

• Het oud archief der gemeente Schiedam
• De inventarisatie
• Het resultaat
• Archiefvormende functionarissen
• De secretaris
• De gemeenteontvanger
• De ambtenaar van de burgerlijke stand
• De klassieke inventaris als ideaal instrument
• Tenslotte

- Ja, ik hoor het en ik heb het al eerder gehoord. Lang - lang - lang - minuten lang, uren lang, dagen lang heb ik het gehoord - maar ik durfde niet - o, heb medelijden met het rampzalige wezen dat ik ben! - ik durfde niet - ik durfde niet te spreken! Wij hebben haar levend begraven. Ik heb je toch gezegd, dat ik zo scherp hoor? En nu zeg ik je, dat ik haar eerste zwakke bewegingen in de kist al heb gehoord. Ze klonken hol. Ik heb ze gehoord - dagen geleden al - maar ik durfde niet - ik durfde niet te spreken. En nu - vannacht - Ethelred - ha! ha! het openscheuren van de deur van de kluizenaar, en de doodschreeuw van de draak, en het kletteren van het schild - zeg liever: het openscheuren van haar doodskist, het geknars van de ijzeren hengsels van haar kerker, en haar worsteling met het koperen beslag in de gang van het gewelf. O, waarheen kan ik vluchten? Zal zij niet dadelijk hier zijn? Zal zij zich niet haasten, om mij mijn haast te verwijten? Hoor ik haar voetstappen niet reeds op de trap? en het zware, vreselijke kloppen van haar hart?

Dames en heren,

Als er iemand in staat was de collectieve angsten en obsessies van de negentiende-eeuwer te beschrijven, dan was het wel Edgar Allan Poe, de uitvinder van het detectiveverhaal en de thriller. De angst bij uitstek die in die tijd bestond was die voor het levend begraven worden, zoals hierboven beschreven in het verhaal De val van het huis Usher. Dát deze angst wijdverbreid was blijkt niet alleen uit de verhalen van Poe, maar ook uit archieven. Want, wat lezen we in de notulen van de gemeenteraad van Schiedam: Ingekomen eene missive van de plaatselijke commissie van Geneeskundig Toevoorzigt alhier van den 25 dezer, daarbij in het breede het wenschelijke en noodzakelijke betoogende van het verordenen van eenen algemeenen maatregel ter voorkoming van het begraven van schijndooden en mitsdien een daartoe strekkend voorstel doende. Aldus de notulen van 26 augustus 1853.

De commissie van wie dit verzoek kwam, deed dit met de motivering dat het ons wenschelijk doet zijn dat geneeskundigen zich overtuigen van den werkelijken dood en daarvan schriftelijk bewijs geven, immers terwijl het voor hen, volgens de getuigenis van de kundigste mannen, vooral na de verhandeling van den heer Bouchut over de onderscheidende kenmerken van den waren en den schijnbaren dood, over de middelen om het begraven van nog levenden te voorkomen (...), niet onmogelijk, ja zelfs niet moeyelijk is die onderscheiding te maken, blijft dit het wél voor niet-geneeskundigen, die buitendien, gelijk wij allen weten, dikwijls slechts getuigen zonder ooit den persoon welks overlijden zij constateren, gezien of zich ten minste van zijn overlijden door aanschouwen verzekerd te hebben. Einde citaat.

Dit is slechts één voorbeeld van mijn stelling van hedenmiddag: archieven zijn als tijdmachines. Collectieve angsten, maatschappelijke opvattingen, zeden en gewoonten, waarden en normen, kortom de cultuur van een bepaalde tijd is in die archieven terug te vinden.

De notulen waaruit ik zojuist voorlas maken deel uit van het archief van het Stads- respectievelijk het Gemeentebestuur van Schiedam over de periode 1816 tot en met 1953, waarvan ik vanmiddag de inventaris mag presenteren.

Het oud archief der gemeente Schiedam

Alvorens iets over dit archief en deze inventaris te vertellen, iets over de hieraan voorafgaande archieven. Het was de tweede archivaris van Schiedam, de historicus Dr. Klaas Heeringa die in 1908 de inventaris het licht deed zien van wat hij noemde het oud archief der gemeente Schiedam. Dit gedeelte omvatte de archieven van de verschillende bestuurlijke colleges zoals de vroedschap, burgemeesteren, college van de weth, secretarissen en thesauriers en dat vanaf het ontstaan van de stad in 1275 tot en met het provisioneel -voorlopig- bestuur in 1815. Deze inventaris was het stagestuk van Heeringa en dus zijn eerste archiefinventaris. Enkele jaren hierna zou hij in Middelburg worden benoemd als rijksarchivaris en nog later verwisselde hij deze functie voor die in Utrecht, een van de meest prestigieuze archieffuncties in den lande. Zoals Laurens Priester net al opmerkte, niet voor niets heeft de straatnamencommissie van Schiedam (waarvan overigens de gemeentearchivaris de voorzitter is en ik zelf secretaris) er voor gezorgd dat deze verdienstelijke archivaris onlangs een straatnaam kreeg. Voor zover wij weten is dit een van de weinige archivarissen met een straatnaam, hoewel niet de enige.

De inventarisatie

Het archief dat aansloot op dat van Heeringa bleef lange tijd zonder primaire toegang. Hoewel al Heeringa beschikte over bestanddelen vanaf 1816 en zijn opvolgers een aantal hiervan beschreef, duurde het tot 1963 voordat het gehele archief over de periode 1816 tot 1953 kon worden overgenomen en zelfs tot 1975 voordat het gehele archief in één archiefgebouw verenigd was.

Een begin met de inventarisatie van het archief maakte in 1952 de toenmalige gemeente­archivaris A. van der Poest Clement. In 1953 kon hij melden dat alle bestanddelen, voor zover die waren overgebracht, waren geïnventariseerd. Deze inventarisatie had echter een zeer voorlopig karakter. Een van zijn opvolgers, G. van der Feijst, begon in 1967 met de herordening van de registratuur over de periode 1922 tot 1954. Hij moest constateren dat vele dossiers onvolledig waren, doordat zij waren uitgelicht en overgebracht naar het latere archiefblok. Door hem werd ook de registratuur over de periode 1903-1906 geselecteerd op vernietiging, terwijl de archiefmedewerker J.H.S.M. Veen dit bestand nader toegankelijk maakte.

In 1970 nam de archiefmedewerker C. van Es de werkzaamheden van Van der Feijst over, waarbij hij begon met het beschrijven van het negentiende-eeuwse gedeelte. Hij constateerde daarbij een inconsequente ordening van de stukken, die de ene keer in de serie ingekomen stukken waren opgenomen en de andere keer tot afzonderlijke dossiers waren omgevormd. In 1972 vermeldde het jaarverslag van het Gemeentearchief dat een voorlopige inventaris gereed was gekomen. Bedoeld werd echter dat dit gedeelte was beschreven op fiches (papieren kaartjes) en geordend volgens een zeer voorlopig archiefschema.

In 1977 nam de archiefmedewerker H. Jochemsen het werk van Van Es over. Veel van zijn arbeid bestond in het terugplaatsen van honderden in de loop der jaren afgedwaalde dossiers en losse stukken, in het beschrijven van nog niet bewerkte gedeelten en in de selectie voor vernietiging. Zijn vertrek in 1981 betekende dat de verdere inventarisatie van het archief tot 1993 achterwege zou blijven. In dat jaar pakte ondergetekende dit werk weer op om ruim tien jaar later het eindresultaat te presenteren. U ziet het, deze inventaris is niet alleen mijn werk, maar het resultaat van vele achtereenvolgende archivarissen. Uiteraard ben ik wel verantwoordelijk voor het eindresultaat.

Het resultaat

Maar nu de vraag: waar bestaat dit eindresultaat eigenlijk uit, wat is een archiefinventaris? Ik ga u hier niet de zevenregelige definitie uit de Archiefterminologie voorlezen, belangrijkste is het te weten dat het een systematisch ingedeelde toegang tot een archief is, die verder nog aan allerlei eisen moet voldoen. Een toegang tot een archief. Zoals u niets aan een slot heeft zonder sleutel en ook niet aan een sleutel zonder slot, zo heeft u ook niets aan een archief zonder toegang. De inventaris is dus de sleutel tot het archief, maar wat moeten we daaronder precies verstaan, wat ontsluit de inventaris?

In de eerste plaats maakt een inventaris context duidelijk, namelijk context in institutionele, in administratieve en historische zin. Een inventaris beschrijft de archiefvormende organisatie, haar structuur en haar taken, de daartussen bestaande verbanden en dat zoals ontstaan of actief in een historische enscenering. Kennis van al deze elementen is van belang om het archief zo effectief mogelijk te kunnen bevragen. Ook dient deze informatie er voor dat afzonderlijke archivalia niet over- of juist onderbevraagd worden. Wie de functie van een archiefstuk niet kent en ook van de relatie met andere archiefstukken en historische achtergronden geen weet heeft, zal ook niet in staat zijn het verleden te begrijpen (bij nalezing merkte ik trouwens dat ik hier het Mattheus-principe hanteer: wie heeft zal in overvloed hebben, maar wie niets heeft, ook dat zal hem ontnomen worden, Mattheus 13:12, maar dit terzijde). Zoals Charles Jeurgens, de vorige gemeentearchivaris van Schiedam, onlangs in zijn inaugurele rede als hoogleraar archiefwetenschap stelde, gaat het er om dat we als het ware achter de archiefvorming leren kijken om daarmee te weten te komen op welke wijze de vastgelegde informatie tot stand is gekomen. En dat ook irrationele factoren hierbij, bij die totstandkoming, een rol speelden en overigens nog steeds spelen, heb ik u aan het begin van deze lezing duidelijk proberen te maken. In ieder geval: het is de taak van de archivaris de historicus in de gelegenheid te stellen die factoren te leren kennen.

Archiefvormende functionarissen

Dan de vraag: waaruit bestaat dit archief? Het archief bevat in hoofdzaak de neerslag van drie archiefvormende functionarissen, te weten de gemeentesecretaris, de gemeenteontvanger en de ambtenaar van de burgerlijke stand. Twee van deze functionarissen handelden in opdracht van het bestuur van deze stad -vanaf 1851 van deze gemeente-, zoals dat bestond uit de gemeenteraad, het college van burgemeesteren respectievelijk van burgemeester en wethouders en van de burgemeester.  

De secretaris

Om te beginnen de secretaris. Van "bovenmeester" Van der Gouw, de eerste hoogleraar archief­wetenschap, hebben we geleerd dat hij (de secretaris) verantwoordelijk is voor de ratio, de sillaba, de littera en de dictio, dat wil zeggen voor de redactie, de woordkeuze, het schrift en de spelling, maar uitdrukkelijk niet voor de contens of de inhoud. Daarom worden zijn brieven nog steeds mede ondertekend door de burgemeester, die juist wel voor de inhoud of de rechtshandeling verantwoordelijk is. Toch werd de functie van secretaris ooit zó belangrijk gevonden dat hij door de Koning werd benoemd (tussen 1824 en 1851). Zijn belangrijkste taken waren het bijhouden van de registers van de vergaderingen van de gemeenteraad en het college van burgemeesteren, van door het stadsbestuur gepasseerde akten, van alle brieven en van alle instrumenten welke tot de administratie der stedelijke zaken betrekking hebben, en met het woord instrumenten bedoelden ze archiefstukken. Hij gaf leiding aan de klerken ter secretarie en was verantwoordelijk voor het beheer van het archief. En, een belangrijke bepaling was ooit dat hij verantwoordelijk was voor de geheimhouding van stedelijke besluiten. U hoort het goed: de geheimhouding van stedelijke besluiten! Ja zeker, secretaris betekent niet voor niets geheimschrijver en van openbaarheid van bestuur hadden ze vóór 1848 nog nooit gehoord. Wat ook opmerkelijk is, is dat zijn instructie uit 1851 pas in 1997 door een nieuwe is vervangen.

Had de secretaris aan het begin van de beschreven periode niet meer dan één gezworen commies en twee klerken onder zich, aan het eind van de beschreven periode, dus in 1953, had hij vijf afdelingen onder zich met in totaal 57 ambtenaren. En zelfs dit laatste klinkt nog heel knus, want tegenwoordig staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de totale gemeentelijke organisatie met enkele honderden werknemers, volgens de laatste mij bekende telling 730. Zijn macht is dus duidelijk toegenomen. De vraag is overigens wel in hoeverre de titel van secretaris tegenwoordig nog toepasselijk is. Geheimschrijven doet hij allang niet meer. In het huidige directie-afdelingenmodel zou je misschien beter kunnen spreken van de president-directeur of directeur-generaal van de gemeentelijke organisatie. Misschien zijn er ook nog wel meer modieuze benamingen denkbaar.

De gemeenteontvanger

Dan de tweede functionaris, de gemeenteontvanger. Die was verantwoordelijk voor de gemeentelijke financiën, hoewel zijn bevoegdheden sterk werden ingeperkt toen in 1893 een kastekort werd geconstateerd van 81.000 gulden. De ontvanger vloog de laan uit, de burgemeester moest aftreden (dat was overigens de langst zittende burgemeester die Schiedam ooit gehad heeft: 28 jaar; daar is zelfs de huidige burgemeester een kleine jongen bij) en de secretaris kreeg de afdeling comptabiliteit onder zich. Overigens betitelde een van de latere ontvangers zijn functie niet als gemeenteontvanger maar als gemeente-uitgever, aangezien de vele betalingshandelingen die hij deed die van de ontvangsten verre overtroffen.

De ambtenaar van de burgerlijke stand

Dan was er nog de ambtenaar van de burgerlijke stand, de functionaris die we aan de Franse bezetting te danken hebben. Napoleon had kanonnenvlees nodig en om te weten of iemand de dienstplichtige leeftijd had bereikt is een dergelijke registratie wel heel handig. De ambtenaar die de geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten opmaakt, bekleedt als zodanig een zelfstandig ambt en vindt zijn verplichtingen slechts in de wet. Heel in het kort zijn dit de drie hoofdbestanddelen van dit archief.

De klassieke inventaris als ideaal instrument

Welnu, we hebben het gehad over het archief, de bewerking daarvan, de functie van de archiefinventaris, de bestuurlijke en de archiefvormende instanties, tenslotte de vraag die tegenwoordig in de vakwereld regelmatig wordt gesteld, namelijk: Is er nog wel plaats voor de klassieke methode van inventarisatie. Deze vraag kwam vooral aan de orde door nieuwe ontwikkelingen in het archiefwezen zoals de enorme schaalvergroting en niet te vergeten de digitalisering. Hierop volgde een nieuwe oriëntatie op ons vakgebied, waarbij niet meer van fysieke archivalia wordt uitgegaan maar van informatie zoals die aan een proces gebonden is. Archief is dus tegenwoordig procesgebonden informatie, niet meer het geheel van het geschrevene ex officio ontvangen en opgemaakt en naar zijn aard bestemd om onder enig bestuur te berusten. Om die procesgebonden informatie te begrijpen dienen er processen en functies geanalyseerd te worden. Toch denk ik dat deze analysemethoden vooral zijn bedoeld voor selectiedoeleinden aan het begin van het proces van archiefvorming, of dit nu analoog of digitaal is. Voor reeds gevormde en afgesloten archieven die nog gewoon van papier zijn, en dus voor het retrospectief benaderen van deze archieven, lijkt mij de klassieke inventaris nog steeds het meest ideale instrument. Ik kan me trouwens niet helemaal aan de indruk onttrekken dat de vraag of er nog wel plaats is voor de klassieke inventaris mede wordt ingegeven door budgettaire en wellicht ook door modieuze motieven. Maar het kan natuurlijk ook zijn dat ik gewoon ouderwets ben. Dat wordt me tenminste wel eens gezegd en het is waar: ik stam nog uit de school van de oude Fox, de rijksarchivaris, inmiddels al weer lang overleden, die het inventariseren dat wij tegenwoordig klassiek noemen tot Parnassus-hoogte heeft verheven. Fox was niet voor niets een van mijn examinatoren.

Tenslotte

Dames en heren, het is waar, we leven tegenwoordig grotendeels in een digitale wereld. Daarom ook zal ik u deze inventaris niet fysiek, maar digitaal aanbieden. Vanaf heden is deze namelijk te raadplegen op deze website . Een uitzondering heb ik gemaakt voor vertegenwoordigers van die twee instanties die voor het ontstaan van dit archief verantwoordelijk zijn, namelijk het gemeentebestuur en de gemeentesecretaris, de bestuurlijke en de archiefvormende instantie. Zij krijgen deze inventaris aan het einde van deze middag.

Alvorens mijn verhaal af te ronden een aantal woorden van dank. Dank in de eerste plaats aan mijn voorgangers, zoals ik die boven heb genoemd. Dank ook aan mijn opeenvolgende superieuren Charles Jeurgens en Laurens Priester die mij toestonden op de klassieke en dus tijdrovende manier dit archief te lijf te gaan. Ook dank aan mijn collega's van het Overleg Toegankelijk Maken die mijn klankbord waren. Dankzij Nita Friedel heeft de inventaris het uiterlijk gekregen die het thans heeft. Niet alleen God heeft dat, maar ook ik heb haar tijdens dit werk horen brommen. Dank je wel Nita. Ik moet natuurlijk ook Zoran Zecic niet vergeten, die enkele grotere series beschreef en herverpakte. En dan wil ik nog heel in het bijzonder mijn collega Frederieke noemen. Zij is de gene geweest die dit prachtige omslag heeft ontworpen op wel heel professionele wijze.

U ziet daar een afbeelding van een gemeentesecretaris en u zult zich wellicht afvragen hoe deze Schiedamse secretaris heette. Welnu, het is helemaal geen Schiedamse gemeentesecretaris, sterker, hoewel deze prent de titel De gemeentesecretaris draagt, is het zelfs dat niet. Zoals de pijp van Magritte geen pijp is, zo is dit geen gemeentesecretaris, maar een voorstelling van de gemeentesecretaris zoals men die in de negentiende eeuw had. Het is dus het archetype van de gemeentesecretaris, die zijn ganzenveer nog slijpt in een periode dat er al lang niet meer met ganzenveren werd geschreven.

U vraagt mij nu welke voorstelling men heeft van dé archivaris? Nee, nu hou ik op. Finis coronat opus. Ik geef het woord aan de vice-voorzitter van de Historische Vereniging Schiedam Ser Louis. Ik dank u voor uw aandacht.